Когато говорим за Управление на процеси, описанието на процеса не е първото нещо, което трябва да направим. Всъщност, то е последното 😉
Преди да започнем да мислим за процесното описание, трябва да сме си отговорили, сами или с чужда помощ, на не малко въпроси.
Трябва да знаем за какво ще ни служи процесът – ще произвежда продукт, ще го снабдява с ресурси или друго. С други думи: Трябва да сме определили целта на процеса.
Колко детайлно трябва да бъде описан процесът?
Когато избираме детайлността на описание на процеса, трябва да вземем предвид с какъв детайл са описани други подобни процеси и да сме сигурни, че избраният детайл ще доведе до постигане на целта.
Нивото на детайлност на процесното описание се нарича ниво на процеса. Сигурна съм, че сте чували израза „процеси на високо ниво“. Това означава – малко детайли. Обикновено „високо ниво“ е ниво 1 или най-много 2 на процесното описание. Ниво 3 предлага повече детайли, ниво 4 – още повече и т.н. Колко „дълбоко“ ще стигнете, зависи само от вас – организацията сама преценява колко нива на процесното описание да използва за своята Система за управление на процеси.
Това решение е стратегическо и се взима още при определяне на Процесната рамка.
Важно е броят на нивата на процесите и детайлността, която те предоставят, да бъдат определени преди да започне изграждането на Система за управление на процесите, защото това има отношение към консистентността на процесното управление. Консистентен означава, че когато изберете структурата и детайла на процесното управление, трябва да ги спазвате по еднакъв начин за всички процеси.
Колкото по-високо е нивото на процесното описание,
толкова по-голям обхват от дейностите на организацията представя,
но толкова по-малко информация за тях съдържа.
Пример на помощ:
Ние сме Фабрика за дрехи и първото ниво на процесно описание ще бъде нашата Процесна рамка:
Разглеждайки я, единственото, което човек вижда е, че това е Фабрика за дрехи, която най-вероятно е сертифицирана по някой международен стандарт. Не може да каже дали Фабриката има собствена магазинна мрежа или реализацията на готовото облекло се извършва по друг начин, нито кой взима участие в процесите (отдели, отговорности…).
Ако направим описание на ниво 2, то ще представя по-малка част от дейностите на Фабриката, но ще дава малко повече информация за тях, например:
От тази диаграма вече стават ясни много повече неща:
- Това е фабрика за облекло, която променя гамата на предлаганите продукти всеки сезон, следвайки актуалните тенденции на пазара и желанията на клиентите си
- Фабриката шие дрехи по свои собствени дизайни и вероятно има свои собствени марки и модни линии
- Фабриката най-вероятно използва различни доставчици за платовете и материалите
- Фабриката най-вероятно има собствен транспорт, с който доставя готовите облекла до точките на продажба
- Облеклото на тази Фабрика е качествено и т.н.
Обикновено ниво 2 на процесното описание представя т.нар. Value stream или Value delivery process и, в зависимост от зрелостта на организацията, е повече или по-малко детайлно.
Ако искаме обаче да разберем кой конкретно за коя дейност отговаря и как я изпълнява, ще трябва да разгледаме следващото ниво на процесното описание.
Заедно с определянето на нивото на процесното описание, трябва да решим какво искаме да онагледява то – текущо състояние на процеса или бъдещо негово състояние.
И така стигнахме до типовете процеси.
Процесното описание може да описва текущото състояние на процеса – начинът, по който той работи и се използва в момента, без значение дали е добър или лош. Това описание се нарича As-Is, съответно процесът се нарича AS-IS process.
Ако искаме да онагледим бъдещо състояние на процеса, след прилагане на промени, които планираме, то тогава ще имаме To-Be описание, съответно процесът се нарича To-Be process.
След като сте наясно с нивото на процеса и неговия тип, за да можете да започнете да описвате процеса, трябва да определите и:
- Собственик на процеса
- Заинтересовани страни, a.k.a. stakeholders
Собственик на бизнес процес е ролята, която носи ултимативната отговорност за цялостното управление на процеса – той е отговорен за неговата ефективност и ефикасност, за правилното дефиниране на целта и нейното постигане, за непрекъснато подобряване на процеса, за съответствието на процеса с изискванията за него.
Заинтересована страна (също се среща и като „заинтересовани лица“) може да бъде участник в процеса и да изпълнява конкретна роля в него, може да е собственик на процеса, може да е ползвател на резултата от процеса, а може и да е напълно външна страна, която е източник на изисквания (регулаторен орган, например).