Елементи на процесите

Популярна дефиниция за процес е „Периодично повтаряща се последователност от действия за постигане на определена цел“.

Забелязала съм, че хора, за които процесите не са професия, често пъти се объркват от това изречение и уж го разбират, а се затрудняват да отговорят на въпроси от рода на „каква може да е целта“, „колко периодично“, „какви действия“ и други от този род. Допускам, че затруднението идва от това, че възприемаме процесите като нещо променящо се във времето (което не е напълно грешно) и ни е трудно да открием непроменяща се компонента. В процеса, обаче, има нещо, което никога не се променя и това е неговата „костна система“ или с други думи – неговите елементи.

Ако мога да направя паралел с човешкото тяло – без значение дали човек е мъж, жена, дете или възрастен, от каква раса е, с каква религия, професия и статус, той има скелет, който обикновено включва фибула, тибия, ребра и още стотици кости… разбирате идеята. Ако нещо от това изчезне или не го използваме правилно, работата на всичко останало се променя.

Така е и с елементите на процеса – те са там, не се променят като същност, променя се само тяхното съдържание и трябва да знаем как да ги използваме, за да функционира всичко според очакванията ни. (моля, обърнете внимание, че казвам „според очакванията ни“, а не „правилно“ 😉 ).

Друга популярна и по-подходяща за текущата тема дефиниция е, че процесът е „Последователност от действия, които преобразуват входен елемент в изходен елемент“.

Тя също има своите недостатъци, защото обикновено се онагледява така

което пък навежда на мисълта, че това е всичко и няма други елементи, които трябва да вземем под внимание.

Всъщност, картинката би трябвало да изглежда така:

Процесът винаги има елемента „ЦЕЛ“.

Процесът се „строи“, за да ни помогне да постигнем нещо – да доставим услуга, да произведем продукт…  От целта на процеса зависят всички останали негови елементи.

Целта на процеса трябва да бъде достатъчно конкретна, за да позволява измерване, което да ни даде значещи резултати.

От целта определено зависи крайният резултат или елементът „изход“. Доколко изходът от процеса ще ни удовлетворява, зависи изцяло от начинът, по който сме поставили целта. Ако целта е достатъчно детайлна и конкретна, има процеси при които е възможно изходният елемент да съвпада с целта.

Ако сме Фабрика за дрехи и целта на процеса ни е „дреха“, то на теория, резултатът би трябвало да ни удовлетвори, без значение дали сме получили риза или рокля и без значение от получения размер, цвят, материя. На практика обаче, ние имаме абсолютно конкретни очаквания към резултата и е добре те да бъдат дефинирани като „цел“. Ако не са, не можем да очакваме да бъдат изпълнени.

От целта на процеса, също зависи и елементът „вход на процеса“ или: какво трябва да дадем на процеса, така че той да го преобразува в краен резултат, който да отговаря напълно на нашите очаквания (на целта).

Ако продължа с примера за фабриката за дрехи и приемем, че целта не е конкретна (жълта памучна вталена рокля до коляното, с къс ръкав, размер 5XL), а звучи от рода на „нещо, с което да се покрия, за да не ми се вижда тялото“, то, на теория, ако на входа на процеса поставим тънък лист ламарина, би трябвало резултатът да ни удовлетворява 😊

От целта на процеса също зависят ресурсите – има значение дали ще купим машина, която да шие плат или да шие ламарина, и дали ще наемем човек с умения да крои дрехи или такъв с умения да крои ламарина.

Често пъти ресурсите се посочват обединено, като се поставят под общ знак хората и оборудването/материалите. Аз избягвам да го правя, най-малко защото рисковете и контролът е различен за двата различни типа ресурси.  

Елементът „Контрол“ всъщност е нещо, което често се пропуска – поради незнание или поради нежелание – не знам.

Контролът също зависи от целта. Контролът е най-трудният елемент на процеса, по няколко причини: контролът трябва да бъде подходящ и консистентен. Какво означава това?

Контролът е свързан с наблюдение и измерване. Да бъде „подходящ“ означава, че начинът и средствата, с които наблюдаваме / измерваме, трябва да са в състояние да измерят това, което очакваме и да ни дадат резултата в понятни за нас величини. Ако разполагате с километри плат и ги купувате по цена на метър, а мерите изразходването на плата в килограми, ще се наложи да преобразувате резултата, за да можете да го използвате.

Контролът трябва да бъде консистентен от гл.т. на сравнимост на резултатите – ако веднъж получавате килограми, друг път метри, няма как да сравните дали тази итерация на процеса е по-ефикасна от предишната, което води до затруднения при подобряването на процеса.

Всъщност, за мен, най-интересен е елементът РИСК.

Рискът е много широка тема, на която ще посветя специална статия, но за целите на текущата, можем да гледаме на риска като на „нежелано състояние“ на останалите елементи. Всеки от елементите е възможно да бъде засегнат и да „отиде“ в „нежелано състояние“.

Веднага давам пример:

„Желано състояние“ на човешките ресурси е „да имаме достатъчно и добре обучен персонал“. „Нежеланото състояние“ (Риск) изглежда така: „нямаме достатъчно персонал, а наличният е некомпетентен“. Рискът може да бъде предизвикан от много неща (те се наричат „заплахи“) – от напускащи служители, от служители в отпуск по болест, от нова машина, с която никой не знае как се работи и т.н.

Сега, когато имате вече „скелета“, не ви остава нищо друго освен да се опитате да откриете елементите на процеса, по който перете у дома и да споделите откритието си в коментари под статията 😊