Информационната система е комбинация от информационни технологии и действията, които потребителите прилагат, за да използват възможностите на технологиите.
Информационните системи се различават основно по своето предназначение: за събиране на данни, за съхранение на данни, за обработка на информация, за извършване на определена операция, за планиране на ресурсите на организацията (ERP система – Enterprise Resource Planning), за управление на взаимоотношенията с клиентите (CRM – Customer Relationship Management), за управление на съдържанието (CMS – Content Management System) и т.н.
Без значение как се наричат, от какъв тип са и с какво предназначение са информационните системи, при внедряването им, винаги сме изправени пред риска от затруднения с внедряването, които затруднения могат да рефлектират в повишаване на цената на внедряването или удължаване на времето за внедряване. Съществуват множество обстоятелства, които, ако се реализират, ще се сблъскаме със споменатия риск. В терминологията на оценяване на риска, тези обстоятелства се наричат “заплахи”, но за целите на тази статия, ще ги наречем „предизвикателства“.
Основните предизвикателства, които трябва да се имат предвид, най-често са някои от следните:
- Неточна или липсваща бизнес оценка, което се дължи на липса на достатъчно време за ясен анализ на бизнес предизвикателствата, съществуващите системи и въздействието, което внедряването на въпросната информационна система би имало, нуждите от документи и проектиране на решението, преди внедряването да започне.
- Бизнес процесите са в основата на внедряването на всяка информационна система. Сложните или неактуални процеси увеличават сложността на внедряването. Анализът на съществуващите процеси и оптимизирането им преди старта на внедряването, помага за ускоряване на внедряването и съкращаването на времето за изпълнение на процесите.
- Степента на персонализация (customization) на системата, която внедряваме, трябва да бъде внимателно преценена. Обширната персонализация в повечето случаи води до оскъпяване и усложняване на решението и на самото му внедряване и след това създава затруднения при надграждането и поддръжката.
- Твърде много интеграции с различни отделни системи и приложения. Често пъти, бизнесът има различни отделни системи и приложения, което допълнително усложнява въвеждането и интегрирането на ново приложение/система в съществуващата екосистема.
- Всяка информационна система, в общия случай, се конфигурира на база групи потребители, роли и съответстващите им нива/права на достъп. Липсата на подробна информация за всички заинтересовани страни, засегнати от предложеното внедряване, може да доведе до пропуски при определяне нивата на достъп. Неправилното определяне на нивата на достъп ще повлияе на цялостната работа и ефективността на бизнеса.
- Използването на неопитен екип за внедряване на информационната система, може да доведе до неправилно или неуспешно внедряване.