Процесна рамка

Управлението на процеси като термин включва в себе си всичко, което можете да причините на един процес по време на неговия жизнен цикъл, като се започне от идентифициране и се мине през създаване, изпълнение, документиране, наблюдение, измерване, промяна, разпространение, съхранение, архивиране и унищожаване.

За да можем изобщо да наречем това, което правим „управление“, една от първите задължителни стъпки е процесите да бъдат поставени в подходящ контекст. Това означава, че трябва да определим кои са процесите, които ще управляваме, да сме наясно къде принадлежат и какви са характеристиките, които идват с тази принадлежност.

Това се постига като се изготви т.нар. „Процесна рамка“, в която са представени процесните области, процесни групи, подгрупи и самите бизнес процеси.

Всяка организация, независимо от своя предмет на дейност, брой персонал, мащаб на операциите и вид управление, съществува благодарение на процесите, които изпълнява, като те, процесите, попадат в една от трите области – Стратегическа/Strategic (често наричана Управленска или Мениджърска), Основна/Core и Спомагателна/Support.

Съвсем очаквано, принадлежейки там, процесите се наричат Стратегически, Основни и Спомагателни.

Стратегическите процеси са лесни за идентифициране. В тази област попадат процеси, свързани със стратегическо планиране, управление на финанси (note: не счетоводство), управление на риска, управление на процеси. Стратегическите процеси задават насоките за дългосрочно развитие на организацията, като определят и всички останали процеси в организацията, както и посоката на тяхното развитие (така че да подкрепят и постигнат целите на дългосрочното развитие на организацията).

Управлението на процеси е стратегически процес, защото от неговото изпълнение зависи постигането на целите, които си поставя организацията. Процесите са тези, които доставят стойност на клиентите и на организацията.

Спомагателните процеси също се идентифицират сравнително лесно. Хората подсъзнателно поставят там процеси, които „не са много важни“. Това, разбира се, е грешен подход, но колкото и да е парадоксално, често пъти процесите се оказват на мястото си.

Правилният подход е там да поставим процеси, които спомагат за изпълнението на стратегията на организацията и постигането на целите ѝ. Трябва да имаме предвид, обаче, че в тази област трябва да поставим процеси, от чието изпълнение организацията не изкарва пари, а харчи пари – т.е. клиентите не ни плащат, за да го правим. Кои са тези процеси можем да определим едва след като сме определи кои са Основните ни процеси.

Основни процеси са тези, за които клиентите ни плащат!

Основните процеси реализират стратегията на организацията и постигат целите.

Те обхващат дейностите, които добавят стойност за организацията и засягат начина, по който продуктите/услугите се проектират, маркетират, оферират, продават, доставят и поддържат.

Всъщност, Стратегията казва кои ще бъдат Основните ни процеси 😊

От стратегическото планиране произлиза пазарната ориентацията на организацията и нейната цел и предназначение. С прости думи казано, на ниво Стратегия, ние решаваме какви искаме да бъдем – фабрика за дрехи, доставчик на интернет услуги, агенция за подбор на персонал, юридическа кантора…

Ако изберем да бъдем Фабрика за дрехи, то процесите по подбор на персонал и юридическо съдействие ще бъдат спомагателни за нас, защото ще подкрепят изпълнението на процеса, от който изкарваме пари, а именно Шиене на дрехи.

Ако пък твърдим, че процесът на подбор на персонал за нас е Основен процес, то това означава, че клиентите ни плащат, за да го правим и това ни прави Агенция за подбор на персонал.

Мисля, че схванахте идеята 😊

Дотук добре, но това не е всичко, което трябва да вземем под внимание при изготвяне на нашата Процесна рамка.

Всяка организация, отново независимо от своя предмет на дейност, брой персонал, мащаб на операциите и вид управление, не съществува във вакуум, а функционира в контекста на външни обстоятелства, които определят бизнес средата. Тези обстоятелства често са свързани със законови изисквания или изисквания на клиенти, потребителски/други организации, международни стандарти. Това е външният периметър на нашата рамка и може да се нарече Business Environment.

Въпреки, че споменавам Бизнес средата/Business Environment последна, тя е от първите неща, които трябва да бъдат анализирани. Още преди стратегията да реши какви искаме да бъдем! Това се прави, за да знаем дали пазарът вече е пълен с такива като нас и има ли смисъл да се бутаме в запълнена пазарна ниша или е по-добре да изберем нещо друго. Или пък може да се окаже, че съществуват регулаторни изисквания, които не сме в състояние да изпълним.

Силно опростен пример за Процесна рамка на Фабрика за дрехи 🙂 :