Управление на бизнес процеси: базови определения

За да можем да говорим за управление на бизнес процеси, техники за събиране на информация и за анализ, съответствие и други по-завързани неща, задължително трябва да отделим време за основни термини и определения, свързани с дисциплината „Управление на процеси“.

Бизнес процес: Периодично повтаряща се последователност от действия за постигане на определена цел.

Често пъти тези действия се извършват от потребители, но също толкова често, тези действия само са предизвикани от потребители и се изпълняват от IT система или производствена машина (или и двете). Без значение дали действията се изпълняват ръчно (от потребители) или са автоматизирани, процесът в основата си се подчинява на едни и същи основополагащи концепции.  

Фундаментални концепции, които се отнасят към процесите и които са се доказали като  непоклатими във времето:

• Чрез процесите, и единствено чрез тях, организацията може да достави стойност на клиентите си (в  т.ч. на себе си и на заинтересовани страни).
  
• Процесите са връзката между хората и технологиите и са единственото, без което и двете не могат. Технологиите не могат без процеси, защото това е нещото, което ги кара да работят. Хората не могат без процеси, без значение дали го осъзнават. Процесите са част от живота, животът сам по себе си е процес, човекът е система от свързани процеси 😉
  
• Елементите на процеса не се променят като същност, променя се само тяхното съдържание. Чашата си остава чаша, без значение как и защо я ползвате и дали ще я напълните с вода, вино, ориз или хартия.

С други думи:

Концепцията е една и съща, въпрос на стратегия и зрялост е как ще я прилагате.

Бизнес процесите се характеризират с:

Повторяемост – процесът трябва да обезпечава повторяемост на предварително определена последователност от дейности, която води към стандартен (повторяем) резултат;

Определеност – ясно дефинирани граници, входове и изходи;

Последователност – дейности, подредени по определен начин във времето.
Ако последователността на действията се променя, това със сигурност ще промени крайния резултат. Това може по някаква случайност да ни устройва, но това важи само за този резултат, защото нерегламентирана промяна в последователността на стъпките прави процесът неустойчив, което прави резултатът от него неповторим, но в лошия смисъл на думата 😉

Обвързаност – изходът на един процес винаги е вход за друг, дори когато говорим за изхода на последния процес по веригата за доставяне на стойност. В този случай можем да използваме резултат от обратната връзка, статистика за процеса, които да ни помогнат да го подобрим.

„Доставяне на стойност“ – използвам това словосъчетание, защото е по-универсално от „доставяне на продукт“ или „доставяне на услуга“ и съдържа и двете в себе си. Самата дума „стойност“ подсказва, че някой плаща, за да го получи. В този смисъл, всяко нещо, което предоставяме срещу заплащане, може да се нарече „стойност“.  

Управление на бизнеси процеси е подходът ни за идентифициране, създаване, изпълнение, документиране, наблюдение, измерване, промяна, разпространение, съхранение, архивиране и унищожаване на бизнес процесите, без значение дали са автоматизирани или не, така че да постигнем консистентни резултати, които да спомагат постигането на целите, които организацията си е поставила. Или, казано с по-малко думи:

Управление на бизнес процеси (Business process management) е систематичен, консистентен и последователен подход за организиране на взаимодействието между процесите, така че да постигнат целите на организацията по ефективен и ефикасен начин.